Importowanie zbiorów
Proces katalogowania fotografii w odpowiedniej aplikacji nie jest zbyt skomplikowany. Wystarczy zaimportować do niej zdjęcia, następnie utworzyć właściwe kategorie i przyporządkować do nich fotografie, a następnie zapisać wynik naszej pracy i… gotowe. Prawda, że proste? Jednak, aby nasze archiwum było użyteczne, należy opracować skuteczny klucz na katalogowanie zdjęć. Zacznijmy jednak od początku.
Po przeniesieniu zdjęć do komputera i zmianie nazw plików, importujemy nowo utworzony katalog do archiwizatora (np. do wspomnianego iView MediaPro). Jeśli porządkujemy archiwalne zdjęcia możemy na raz wczytać także kilka folderów lub nawet całe dyski CD i DVD – skatalogowane wcześniej według sposobu opisywanego w pierwszym artykule niniejszego cyklu – Porządek na dysku. Program automatycznie utworzy miniatury importowanych fotografii (tzw. prewki), które dzięki niewielkim rozmiarom możemy później w łatwy i bardzo szybki sposób przeglądać.
Teraz trzeba uporządkować i "opisać" ujęcia według dowolnie wybranego przez nas klucza. To właśnie w programie do archiwizacji (a nie na dysku!) dzielimy nasze fotografie w zależności od przeznaczenia (np. prywatne, zlecenia, artystyczne itp.), rodzaju (portrety, krajobrazy etc.), miejsca wykonania, czy przeważającej w kadrze kolorystyki. Tu możemy też dokonać selekcji zdjęć przypisując im odpowiednią punktację. Podzielimy je w ten sposób na mniej lub bardziej udane, dzięki czemu będziemy mogli później wyświetlić tylko te dobre.

Przypisywanie fotografii do kategorii jest bardzo proste – wystarczy zaznaczyć zdjęcia i przeciągnąć je do odpowiedniego katalogu. Po wybraniu później danej kategorii wyświetlą się tylko te kadry, które są do niej przyporządkowane.

Proces samego "opisywania" ujęć odbywa się również w prosty sposób – wystarczy przeciągnąć zdjęcie (lub grupę zdjęć) na pole odpowiedniej kategorii, którą należy wcześniej utworzyć. W trakcie przypisywania fotografii do katalogów i grup tworzonych w archiwizatorze, nie powielamy niepotrzebnie plików na dysku. Dzięki temu możemy "wrzucać" jedno zdjęcie do kilku sekcji (np. Portrety, Sesje zlecone, Prywatne, Na wystawę, Artystyczne etc.), a miejsca na dysku nam nie ubywa. Program podczas wczytywania fotografii automatycznie porządkuje pliki według ich rodzaju (JPEG, RAW itp.), typu urządzenia, z którego pochodzą, oraz informacji zawartych w metadanych ujęcia (w tzw. EXIF-ie). Dlatego też, jeszcze przed wykonaniem fotografii, warto ustawić w aparacie właściwą datę oraz – za pomocą oprogramowania dołączonego do cyfraka – określić autora fotografii, czyli własne imię i nazwisko. Dzięki temu wszystkie pliki będą poukładane według ich właściciela oraz daty fotografowania, natychmiast po wczytaniu zbiorów do aplikacji. Do innych kategorii nasze zdjęcia będziemy musieli przypisać samodzielnie.

Klucz do sukcesu
Kategorie określające kolorystykę oraz hierarchię (subiektywną ocenę jakości) fotografii mają określony i skończony zbiór pozycji. W pozostałych grupach sami tworzymy podziały według naszych potrzeb. Aby poszukiwanie konkretnego ujęcia nie stało się jednak uciążliwe, przy wymyślaniu nazw poszczególnych pozycji należy zachować jednak umiar, gdyż wybór (np. właściwego słowa kluczowego) spośród kilkuset pozycji, będzie bardzo czasochłonny. Dlatego starajmy się tworzyć nie więcej niż kilka podkategorii do każdej grupy, i co najwyżej pięćdziesiąt słów kluczowych. Sprawne ograniczenie zbioru przeglądanych fotografii polega bowiem na jednoczesnym zaznaczeniu kilku grup tematycznych – wyświetlane są wtedy tylko te pliki, które należą do zbioru wspólnego dla wybranych kategorii. Lepiej jest więc utworzyć po kilka uniwersalnych podgrup w każdej sekcji niż kilkanaście zindywidualizowanych w jednej kategorii.
Dla lepszego zobrazowania wyglądu struktury katalogów posłużę się prostym przykładem. Przypuśćmy, że chcemy poukładać zdjęcia wykonane na czterech weselach, dwóch zrobionych na zlecenie i dwóch prywatnie (dla rodziny) oraz jednych chrzcinach naszego wnuka. Korzystniejsze w tym wypadku będzie rozbicie struktury na kilka podgrup – Wariant 1: Katalogi (Prywatne; Zlecenia), Miejsce (Miasto_1; Miasto_2), Wydarzenia (Chrzciny; Śluby), Ludzie (Imię_1; Imię_2; Imię_3; Imię_4) i Słowa kluczowe (Kościół; Wesele) – niż ograniczanie się do niewielu kategorii z dużą liczbą podgrup w jednej z nich – Wariant 2: Katalogi (Chrzciny imię_1; Ślub imię_1 z imię 3; Ślub imię_2 z imię_4; etc), Miejsce (Miasto_1; Miasto_2), i Słowa kluczowe (Kościół; Wesele). Oba przypadki przedstawione są na ilustracji niżej.

Dwie różne struktury kategorii dla tego samego zbioru zdjęć. Wariant po lewej oferuje więcej możliwości wyszukiwania fotografii.

Po przyjrzeniu się tym dwóm wariantom, może się w pierwszej chwili wydawać, że nie ma między nimi zbyt dużej różnicy, a niektórzy nawet stwierdzą, że druga opcja wygląda na lepszą, bo jest krótsza. Tak, ale tylko pozornie. Podstawową zaletą pierwszego rozwiązania jest bowiem większa liczba kombinacji zestawień katalogów, możliwa do uzyskania podczas poszukiwania zdjęć – jest ich w tym wypadku 64 (2×2×2×4×2) [dla uproszczenia, w obliczeniach przyjęto wariant w którym jednocześnie zaznaczamy tylko jedną podgrupę w danej kategorii, w rzeczywistości możliwych do wyboru wariantów jest znacznie więcej – przyp. autora]. W drugim wariancie jest ich natomiast tylko 20 (5×2×2), co powoduje znaczne ograniczenia podczas wyszukiwania zdjęć.
Ponadto druga opcja, która przy tej liczbie sesji wygląda na krótszą, w przyszłości znacznie przybierze na rozmiarze, bowiem po wykonaniu następnych 100 zleceń ślubnych przybędzie kolejnych sto katalogów. Natomiast wariant pierwszy zostanie rozbudowany tylko o nowe imiona, których będzie znacznie mniej (będą się przecież powtarzać). Przybędzie też kilka nowych słów kluczowych i miejscowości, ale te są wspólne dla obu opcji. Z doświadczenia wiem, że przy 1000 katalogów ze zdjęciami, rozwiązanie pierwsze będzie miało około piętnaście razy mniejszą liczbę kategorii, udostępniając przy tym kilkadziesiąt razy więcej wariantów sortowania fotografii. Warto więc na samym początku, dobrze przemyśleć strukturę naszego archiwum.

Szczęśliwi ci, którzy mają porządek
Z pozoru pracochłonnie wyglądający proces archiwizacji, w praktyce zajmuje każdorazowo mniej więcej dwie minuty podczas zgrywania zdjęć z danej sesji – może z wyjątkiem pierwszego razu, kiedy musimy utworzyć nazwy dla wszystkich grup tematycznych. Te kilka minut poświęcone na porządki skutkuje jednak godzinami zaoszczędzonymi na poszukiwaniu właściwego ujęcia. Jeśli dobrze skatalogujemy fotografie, to dowolny kadr znajdziemy w ciągu kilku lub kilkunastu sekund, nawet jeśli nasze zbiory liczą kilkaset tysięcy ujęć. Ponadto niezależnie czy zdjęcia przechowujemy na lokalnym dysku twardym czy na zewnętrznych nośnikach (np. płytach CD), to przez cały czas nasze archiwum (w postaci wglądówek) mamy dostępne na komputerze. Zyskujemy też możliwość zapisania miniatur całego, kilkusetgigabajtowego archiwum na jednej płycie DVD, którą możemy mieć zawsze przy sobie – w każdym momencie jesteśmy więc w stanie pokazać dowolnie wyselekcjonowane portfolio.

Zobacz także:
Katalogowanie i archiwizacja – część I: Porządek na dysku
Adobe Lightroom – ciemnia cyfrowego fotografa, cz. I
Adobe Photoshop Elements 5.0 – uporządkuj, popraw i zaprezentuj swoje zdjęcia